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Agentur für KI-Automatisierung

Mehr System.Weniger Aufwand.

Wir bauen KI-Systeme für serviceorientierte Unternehmen im DACH-Raum: Anfragen-Generierung, Backoffice-Automatisierung und individuelle KI-Abläufe. Aus einer Hand. Wir bauen, integrieren und betreiben. Du fokussierst dich auf dein Geschäft.

Kostenlos · 15 Min · Kein Verkaufsgespräch

System-Übersicht

Illustration

Anfragen / Mo

47

+23%

Anrufe / 24h

184

+18%

Mails triagiert

1,4k

+12%

Termine

32

+31%

System-Aktivität

08:423 neue Anfragen qualifiziertAkquise
08:31Anruf übernommen, Termin gebuchtKI-Telefonie
07:5512 Mails sortiert, 3 priorisiertBackoffice
07:14Angebotsentwurf erstelltAblauf

Das eigentliche Problem

Der Engpass sitzt
im Tagesgeschäft.

Was dich wachsen lässt, ist nicht mehr Personal. Was dich wachsen lässt, ist weniger Reibung im Tagesgeschäft.

Mittelstands-Backoffice: Hände blättern in einem Aktenordner mit Post-its, daneben Laptop mit Mail-Inbox, Telefon mit gewickeltem Kabel, Kaffeetasse mit Dampf, Lesebrille auf Dokument

Kommt dir das bekannt vor?

01

Auftragslage schwankt.

Heute drei Anfragen, morgen Funkstille. Akquise passiert nebenbei oder gar nicht.

02

Anrufe und Mails fressen den Tag.

Was tagsüber nicht beantwortet wird, geht morgen verloren oder landet im Feierabend.

03

Standardprozesse laufen manuell.

Angebote, Reportings, Routine-Mails. Alles braucht eine Handauflage von dir oder dem Team.

04

Personal ist der Engpass.

Bewerbungen versanden, neue Stellen sind teuer und schwer zu besetzen.

Viele Mittelständler glauben, der Engpass ist der Markt. Meistens ist es das eigene Tagesgeschäft.

Auftragslage schwankt. Anrufe gehen ins Leere. Standardprozesse fressen Stunden. Und du sollst nochmal in Personal investieren, das du nicht findest?

Was dir fehlt, ist ein System, das die Routine selbst erledigt – ohne, dass du hinterherrennen musst.

Was wir bauen

Vier Bereiche. Maßgeschneidert kombiniert.

Wir bauen, integrieren und betreiben KI-Systeme, die Routine im Tagesgeschäft übernehmen. Welche Komponenten du brauchst, hängt von deinem Aufbau ab. Aus diesen vier Bereichen kombinieren wir jedes Projekt.

Anfragen-Generierung

Wir bauen eine Auftragslage, die nicht vom Zufall lebt. Bezahlte Kampagnen auf Meta oder LinkedIn, konvertierende Landingpages, automatisierte Vorqualifizierung. Alles in deinen Konten.

  • Bezahlte Kampagnen (Meta, LinkedIn, Google)
  • Konvertierende Landingpages
  • Auswertung und Berichte
  • Automatisierte Vorqualifizierung

Backoffice-Automatisierung

Anrufe annehmen, Mails sortieren, Angebote vorbereiten, Bewerbungen filtern. Was dein Team manuell macht, übernimmt eine KI-Schicht im Hintergrund.

  • KI-Telefonassistent, 24/7 erreichbar
  • Mail-Sortierung und Standardantworten
  • Angebotsvorbereitung über Nacht
  • Bewerber-Vorfilter mit Termin-Tool

Individuelle KI-Abläufe

Spezifische Prozesse, die kein Standardtool abdeckt. Wir verbinden deine Bestandssysteme mit KI-Logik und bauen die Automation, die zu deinem Tagesgeschäft passt.

  • Anbindung von CRM, ERP, Buchhaltung
  • Wiederkehrende Routine automatisiert
  • Datenfluss zwischen Systemen
  • Maßgeschneidert auf deinen Ablauf

Chat- und Sprach-Assistenten

KI-gestützte Chat-Helfer auf der Website, Sprach-Assistenten am Telefon, Bots in WhatsApp oder Mail. Auf deine Branche, deine Inhalte und deine Tonalität trainiert. 24/7 erreichbar, ohne neue Stelle.

  • Website-Chat, branchen-trainiert
  • Sprach-Assistent für eingehende Anrufe
  • WhatsApp- und Mail-Helfer
  • Auf deine Tonalität abgestimmt

Alles, was wir bauen, gehört dir.

Werbekonten, Domains, Landingpages, Kontakte, Daten und Workflows sind auf dich angemeldet und exportierbar. Wenn wir morgen aufhören, läuft dein Setup weiter.

01

Werbekonten

Auf deinen Namen angemeldet

02

Domain & Seiten

Deine URL, deine Marke

03

Kontakte & Daten

Jederzeit exportierbar

04

Abläufe

Dokumentiert und übergebbar

Kostenloses Erstgespräch anfragen

Kostenlos · 15 Min · Kein Verkaufsgespräch

So kommst du zu einem
laufenden System.

01

Erstgespräch

Wir gehen deine Abläufe durch und identifizieren die größten Zeitfresser. Du erfährst, welche KI-Komponente bei dir den meisten Hebel hat.

15 Min · Kostenlos · Keine Verpflichtung

02

System aufbauen

Wir bauen die Komponenten, die zu deinem Bedarf passen: Anfragen-Generierung mit Anzeigen, Landingpages und KI-Telefonie. Backoffice-Automatisierung mit KI-Telefonassistent, Mail-Sortierung und Bewerber-Vorfilter. Oder individuelle KI-Abläufe für deine spezifischen Prozesse. Alles in deinen Konten.

Aufbau inklusive · Kein Tech-Aufwand

03

System läuft

Routine läuft im Hintergrund: Anrufe werden beantwortet, Mails sortieren sich, Anfragen kommen qualifiziert rein, Standardprozesse erledigen sich von selbst. Du fokussierst dich auf das, was wirklich Entscheidung ist.

Erste Ergebnisse in 2 bis 4 Wochen

Dein System gehört
dir. Nicht uns.

Wir bauen und betreiben dein KI-System. Anzeigen, Landingpages, CRM, Automatisierungen, KI-Agenten, individuelle Abläufe. Alles läuft in deinen Konten und gehört dir.

Dein System, deine Daten

Alles was wir aufbauen gehört dir. Landingpages, CRM, Kontakte, Werbekonten.

Volle Transparenz

Du siehst jederzeit, was läuft. Echte Zahlen, kein monatliches PDF.

Alles bleibt bei dir

Bei Kündigung nimmst du das komplette System mit. Kein Neustart bei null.

Maßgeschneidert statt von der Stange

Keine fertige Lösung aus dem Regal. Jedes System ist auf dein Unternehmen zugeschnitten und fügt sich in deine Bestandsabläufe ein.

Sven Pflüger, Gründer von Systembüro

Über Systembüro

Der Gründer hinter
deinem System.

Wir verbinden Marketing, KI-Systeme und Backoffice-Automatisierung zu einem zusammenhängenden System, das in deinem Unternehmen läuft.

Sven Pflüger ist ausgebildeter Anwendungsentwickler. Programmierer. Engineering-Tiefe in Konzept und Implementation — keine reine Beratung, sondern Software, die am Ende auch läuft.

Viele Mittelständler stecken im Tagesgeschäft fest. Anrufe fressen Zeit, die Auftragslage schwankt, Personal ist knapp. Wir bauen die Systeme, die das Drumherum übernehmen, damit dein Team auf das Wesentliche fokussiert.

Anwendungsentwickler

Ausbildung

10+ Jahre

Marketing

5+ Jahre

Software

Freiburg i. Br.

Standort

FAQ

Noch
Fragen?

Hier sind die häufigsten Antworten. Falls deine Frage nicht dabei ist, schreib uns.

Ja, im weiteren Sinn. Wir liefern Leistungen, die auch klassische Agenturen liefern. Der Unterschied: Wir bauen zusammenhängende KI-Systeme, die in deinen Konten laufen. Anfragen-Generierung, Backoffice-Automatisierung, individuelle KI-Abläufe. Werbekonten, Landingpages, Kontakte und Daten gehören dir. Wenn wir morgen aufhören, behältst du, was du aufgebaut hast.

Nichts. Wir setzen alles auf. Du bekommst eine Einarbeitung und musst danach nur noch Anfragen bearbeiten und Entscheidungen treffen, die wirklich auf deinen Tisch gehören. Dein Job ist dein Geschäft, nicht die IT.

Individuelles Angebot pro Projekt. Wir arbeiten mit einem einmaligen Aufbau plus monatlichem Systempreis, der Aufbau, Betrieb und Optimierung abdeckt. Werbebudget für bezahlte Kampagnen zahlst du direkt an die Plattform, nicht an uns. Konkrete Konditionen besprechen wir im Strategiegespräch, sobald wir dein Setup verstanden haben.

Backoffice-Komponenten wie KI-Telefonie wirken ab Tag 1, sobald die Nummer umgeschaltet ist. Anfragen-Generierung liefert erste qualifizierte Anfragen in 2 bis 4 Wochen nach Systemstart. Individuelle KI-Abläufe zeigen je nach Komplexität in der ersten oder zweiten Woche erste Wirkung. Qualität und Quote verbessern sich in den ersten Wochen, weil das System aus deinen Antworten lernt.

Serviceorientierte Mittelständler im DACH-Raum, typisch 5 bis 100 Mitarbeiter. Handwerksbetriebe, Kanzleien, Praxen, Versicherungs- und Finanzvermittler, lokale Dienstleister, B2B-Service-Anbieter. Gemeinsamer Nenner: hohes Anrufaufkommen, viel manuelle Arbeit im Backoffice, Bedarf an planbarer Auftragslage. Wer es selbst aufsetzen will und kleines Budget hat, ist bei unserer Self-Service-Plattform Rinqo besser aufgehoben.

Die Mindestlaufzeit beträgt typisch 6 Monate. So lange braucht ein System, um richtig Fahrt aufzunehmen und belastbare Daten zu liefern. Bei reinen Ablauf-Projekten ist die Laufzeit kürzer und projektabhängig. Danach bist du monatlich flexibel. Und alles, was wir an dich übergeben, gehört dir.

Alle Kundendaten laufen auf europäischen Servern. Wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, einen entsprechenden Vertrag bekommst du beim Onboarding. Telefonate werden nur mit Einwilligung aufgezeichnet, Aufnahmen automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Datenexport und -löschung kannst du jederzeit auslösen.

Ja. Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs informiert, dass sie mit einem KI-System sprechen. Das ist Pflicht nach Art. 50 EU AI Act und bei uns Standard. Unsere Systeme fallen in die Kategorie „begrenztes Risiko", nicht in „Hochrisiko". Auf Anfrage liefern wir die technische Dokumentation für deine Compliance-Akte.

Wir trainieren die KI mit deinen branchenspezifischen Inhalten: Preise, Standardabläufe, häufige Fragen, Compliance-Themen. Im Energiewende-Handwerk sind das zum Beispiel Förderprogramme wie BEG, KfW, BAFA. In der Steuerberatung Mandantenanfragen, Fristen, Standardvorgänge. In der Versicherungsvermittlung Antragsstrecken und Vertrags-Lebenszyklen. Die KI antwortet auf Standards direkt und übergibt komplexe Einzelfälle an dein Team.

In 30 Tagen kann dein Tagesgeschäft
komplett anders aussehen.

Starte mit einer kostenlosen Analyse. In 15 Minuten weißt du, wo dein größter Engpass sitzt und welche Komponente ihn löst.

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